Gestión documental · Digitalización
Transformación documental inteligente para empresas y gobierno
Convertimos sus archivos físicos en activos digitales seguros, buscables e integrados a sus sistemas de gestión: digitalización a escala, nuestro propio software de gestión documental (DMS) y un solo equipo responsable de punta a punta.
- +17 M
- imágenes digitalizadas, indexadas y auditadas para el Registro de la Propiedad de la Provincia de Buenos Aires.
- IA
- integrada al proceso: clasifica documentos, extrae datos de las imágenes y asiste el control de calidad.
- DMS propio
- software de gestión documental desarrollado por nuestro equipo: firma digital, búsqueda por contenido y trazabilidad total.
Propuesta de valor
Beneficios para su organización
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Búsqueda instantánea
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial extraen y clasifican los datos de cada documento: cualquier archivo aparece en segundos, por su contenido o por sus metadatos.
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Menos papel, más espacio
El archivo deja de ocupar oficinas y depósitos, y la información deja de depender de encontrar la carpeta correcta: se consulta desde cualquier puesto, sin trasladar papeles.
-
Seguridad y control
Accesos restringidos por perfil, firma digital y registro de cada consulta y cada cambio —quién vio qué y cuándo—, con resguardo según las normas de protección de datos.
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Protección y conservación del papel
Los originales dejan de manipularse en cada consulta y se preservan en mejores condiciones: para muchas organizaciones es prioritario y, en algunos casos, una exigencia normativa.
Proceso
Del papel al sistema, en cuatro pasos
En nuestras instalaciones o en las del cliente, con control de calidad en cada etapa.
- 01
Recepción y preparación
Relevamiento del archivo, clasificación y acondicionamiento físico de cada documento, con una etiqueta de código único por hoja o por lote.
- 02
Escaneo de alta fidelidad
Captura en alta resolución con estaciones profesionales de alta productividad, también para tomos encuadernados y documentos manuscritos.
- 03
Indexación, OCR y control de calidad
Extracción de metadatos y del texto completo para que cada documento sea 100 % buscable, con revisión imagen por imagen y trazabilidad de cada corrección.
- 04
Integración
Carga en nuestro DMS o en los sistemas que la organización ya usa —ERP, CRM, gestión documental—, en la nube o en sus propios servidores.
Software propio
DIGIO DMS: lo digitalizado, puesto a trabajar
Un sistema de gestión documental desarrollado por nuestro equipo, que conserva, protege y hace útil cada documento. Cuando hay que cambiar algo, lo cambia quien lo escribió.
- Búsqueda por contenidoTexto completo y metadatos, con filtros por tipo, fecha o expediente.
- Firma digitalDocumentos y expedientes firmados digitalmente, con validez legal.
- Anotaciones y versionadoCada cambio queda como una versión nueva: nada se pisa ni se pierde.
- Permisos y auditoríaAccesos por perfil y registro de quién consultó o modificó cada documento.
- Inteligencia artificialClasificación de documentos y extracción de datos de imágenes escaneadas.
- IntegraciónSe conecta con el ERP, el CRM y los sistemas de gestión de la organización.
Caso destacado
Digitalización del Registro de la Propiedad bonaerense
DIGIO digitaliza el archivo histórico del Registro de la Propiedad de la Provincia de Buenos Aires —tomos encuadernados de 1882 a 1983, muchos de ellos manuscritos— y desarrolla el sistema que los administra. Cada consulta que antes exigía localizar físicamente el tomo, el folio y la inscripción hoy se resuelve en segundos.
- 25.000
- Tomos de protocolos
- +17 M
- Imágenes digitalizadas
- 1882–1983
- Período que abarca el archivo
- PDF/A
- Formato de preservación a largo plazo
-
Digitalización documental
Preparación y acondicionamiento de cada tomo, captura en estaciones de escaneo profesionales e identificación de cada hoja con una etiqueta de código único. Cada inscripción se indexa por tomo, folio y número.
-
Sistema de Folio Protocolizado Digital
Desarrollado a medida para el Registro. Administra consultas, trámites y registraciones con firma digital de inscripciones de dominio, y reemplaza gradualmente las técnicas de registración manuales.
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Auditoría con trazabilidad
El personal del Registro revisa imagen por imagen sobre el propio sistema. Un tablero en tiempo real muestra el avance por lote y los indicadores de calidad, y las observaciones se clasifican con asistencia de inteligencia artificial. Cada corrección queda registrada con quién la pidió, quién la hizo y cuándo.
Un registro de la propiedad digital reduce los tiempos de respuesta a ciudadanos, escribanos y organismos, protege documentos únicos e irreemplazables del deterioro, y sienta la base para trámites registrales íntegramente electrónicos.
Sectores
Dónde lo aplicamos
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Gobierno y sector público
Expedientes administrativos electrónicos, registros públicos y proyectos de despapelización.
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Registros, legal y notarial
Custodia y consulta inmediata de escrituras, protocolos, contratos y poderes.
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Banca y finanzas
Carpetas de crédito, contratos de apertura y expedientes de cumplimiento.
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Empresas
Facturas, recibos, contratos, remitos y documentación contable, laboral y administrativa.
Integración
La digitalización, parte de cada solución
Los documentos digitales se integran a nuestros sistemas de gestión: sobre ellos se definen flujos de trabajo (workflow), se clasifican y se registran sus datos en forma automatizada.
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ERP y recursos humanos
Comprobantes de compras y gastos, legajos de clientes y proveedores, notas de pedido, remitos y manuales de activos fijos; legajos del personal, certificados, salud laboral y recibos de sueldo.
Conocer la solución: ERP y recursos humanos -
Clínicas y Hospitales
Archivo de historias clínicas, documentación para la facturación a obras sociales y autorizaciones para la liquidación de honorarios médicos.
Conocer la solución: Clínicas y Hospitales -
Obras Sociales
Documentación de las prestaciones facturadas, para el análisis de prácticas y prestaciones y la auditoría médica y administrativa.
Conocer la solución: Obras Sociales -
Cajas y Colegios Profesionales
Legajos de profesionales, resoluciones de Consejo y resoluciones de Presidencia.
Conocer la solución: Cajas y Colegios Profesionales
Cumplimiento
Autenticidad, integridad y confidencialidad
Protegemos la información con firma digital, registro de auditoría y preservación a largo plazo en PDF/A, siguiendo las buenas prácticas de la norma ISO 15489 de gestión de documentos y las regulaciones de protección de datos personales. Todo bajo nuestro sistema de gestión de calidad certificado IRAM-ISO 9001:2015.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen consultarnos
- ¿Qué documentos puede digitalizar una empresa?
- Legajos, facturas, recibos, contratos, remitos, documentación contable y laboral, archivos administrativos y cualquier otro documento físico que necesite consultar, conservar o gestionar de manera digital.
- ¿Por qué conviene contratar un servicio de gestión documental?
- Porque permite reducir costos operativos, ordenar los archivos, mejorar los tiempos de búsqueda, proteger la información sensible y facilitar el cumplimiento normativo. Además, evita depender de archivos físicos desorganizados o difíciles de consultar.
- ¿Dónde se realiza la digitalización?
- En nuestras instalaciones o en las de su organización, según lo que convenga por volumen y confidencialidad, con control de calidad en cada etapa.
- ¿Los documentos digitalizados se integran con nuestros sistemas?
- Sí. Se cargan en nuestro DMS o en los sistemas que su organización ya usa —ERP, CRM o gestión documental—, en la nube o en sus propios servidores.
- ¿DIGIO ofrece acceso digital a los documentos almacenados?
- Sí. DIGIO puede complementar la guarda física y la digitalización con soluciones digitales que permiten consultar los documentos en línea, de forma rápida y segura. Así las organizaciones acceden a su información cuando la necesitan, sin depender exclusivamente del archivo físico.
Contacto
¿Listo para modernizar la gestión documental de su organización?
Cuéntenos cómo es su archivo y le preparamos un diagnóstico sin costo.
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